Relatie- en documentbeheer
TopRel
Relatiebeheer
Alles begint bij goede relatie informatie!
Relaties hebben objecten welke beheerd en onderhouden mogen worden, door u!
Alle basisinformatie met daarbij ook aandacht voor de contactpersonen leg je in TopRel vast. Zo bouw je je historie op met aanvragen, offertes, contracten en opdrachten. Dat alles via simpele vensters per onderdeel maar wel volledig geïntegreerd.
Voor alle offertes is duidelijk wanneer deze bij de klant ingediend te zijn, bij de contracten voer je in wanneer deze begint, eindigt maar ook acties op datum!
Door bij uw eigen (MJOP/RGS) contracten de onderhoudsbedragen te vermelden heeft u tevens overzicht in uw omzet per jaar over al uw afgesloten contracten.
.
Relaties met de juiste contactpersonen zijn onmisbaar voor het succes en de continuïteit van uw bedrijf. Door snel en eenvoudig toegang te hebben tot alle relatiegegevens kan u betere en efficiëntere contacten onderhouden. TopRel regelt dat tot in de puntjes.
Het TopRel basispakket beheert de gegevens van uw relaties en contactpersonen, zowel zakelijk als privé. Door het geven van kenmerken kunt u op eenvoudige wijze diverse overzichten samenstellen via Word, etiketten (kerst), telefoonlijst, etc.
Maar ook het versturen van e-mailings maakt TopRel tot een compleet basispakket.
Een opdracht loopt vlekkeloos door een goede invoer van je aanvragen!
Door koppeling van elk willekeurig document (offertes, correspondentie, orders, contracten) aan een relatie kunt u elk document snel terugvinden. Bij het opmaken van uw offerte kan u kiezen uit standaard documenten of u kan een bestaande offerte kopiëren. Door het ingeven van de bedragen en score prognoses krijgt u direct inzicht in de waarde en uren van alle offertes tezamen. Dit geeft u een duidelijk inzicht in uw toekomstige orderportefeuille. Digitale of inkomende post kunt u scannen en vervolgens direct koppelen aan uw relatie. Bij Rapportage kunt u al uw inspecties en klantrapporten vastleggen.
Bedrijf, medewerkers en meldingen
De mogelijkheid om gelijktijdig centraal uw relatiegegevens vast te leggen voor meerdere bedrijven is uniek
Ook uw eigen documenten zoals contracten en certificaten vind u direct en meld als deze actie nodig heeft. Ook bij de medewerkers wordt alle mogelijke informatie vastgelegd zoals: opleidingsgegevens, wettelijke registratieverplichtingen (o.a. dienstverbanden), met automatische melding indien verlopen. Maar ook wie te benaderen bij ongevallen, functioneringsgesprekken, correspondentie etc.
Met Meldingen registreert u telefoongesprekken of andere zaken die afgehandeld moeten worden. Denk hierbij aan klachtafhandeling. Bij elke notitie wordt aangegeven voor wie het bestemd is en wie de melding heeft opgenomen. Een oplossing voor elk bedrijf dat af wil van losse briefjes en streeft naar een goede interne communicatie.
Archivering
Bewaar alle nodige documenten, foto’s en aantekeningen waar het hoort. Of je nu een papieren inkoopfactuur scant naar pdf of een email ontvangt met het VCA certificaat, alle bestanden zijn makkelijk via 1 venster te archiveren.
.
Agenda’s gekoppeld
Alle afspraken centraal en overzichtelijk in beeld en gekoppeld aan de relatie / contactpersoon. Zo is de historie met uw relatie compleet. Koppel je afspraken met Outlook en/of je agenda op je telefoon en je hebt ook het adres gereed om te navigeren. Via meldingen wordt je op tijd gewaarschuwd zodat je op tijd komt. scherm.
Maak afspraken voor meerdere medewerkers tegelijk, blokkeer alvast de verplichte snipper- en feestdagen.
Bestanden ook op je telefoon
Vooral met aanvragen is het erg handig om je gehele projectmap ook op je telefoon beschikbaar te hebben. Zo kan je bij alle bestanden die al opgeslagen zijn, maar ook de foto’s van je opname zijn direct in de map op kantoor te plaatsen!
