Digitale Samenwerking
Documenten
verwerken
Digitaliseer!
Door digitalisering van uw documentenstroom (document management) binnen uw bedrijf heeft iedereen, die daar toe geautoriseerd is, toegang tot alle documenten.
Het grote voordeel is niet meer zoeken zoals “vroeger” in het papieren archief, maar direct het document op het beeldscherm. Ongeveer 80% van de totale informatie binnen uw bedrijf ligt vast in papieren of elektronische documenten. Veel van deze documenten zoals offerteaanvragen, projectgegevens, overeenkomsten en andere klantcorrespondentie zijn van belang voor het ondersteunen van operationele en administratieve bedrijfsprocessen. Met het opzoeken, verzamelen en kopiëren van documenten gaat veel tijd verloren. Kostbare tijd, die binnen een bedrijf niet gemist kan worden.
TopConnect
Verwerk uw bestellingen, pakbonnen en inkoopfacturen direct op uw project!
Geen materiaalregels meer invoeren. Diverse leveranciers beschikbaar. Uniformiteit en standaardisering via de Ketenstandaard, voorheen ook S@les in de bouw genoemd. Accorderen van facturen. U boekt alle gegevens van de factuur dus ook productgegevens en alle gebruikte kleur codes! Geen verdwenen papieren bon of factuur, maar alles completer en sneller geboekt. Zo heeft u al alle kleuren geregistreerd op het project!
PDF en XML Inkoop
Vanuit uw email halen wij de inkoopfacturen naar TopMan, u boekt de facturen en automatisch wordt er een pdf bewaard bij de boeking. Zet de facturen klaar voor fiattering en zodra goedgekeurd staan de pdf’s ook in de projectmap!
Zo is overal en op elk moment bekend wat er geleverd en geboekt is op project, inclusief materialen, kleuren, etc.
Archivering
Scannen of e-mail automatisch verwerken
En denk ook aan alle diploma’s, projectinformatie, ingescande documenten, e-mails wat te archiveren is bij het juiste onderdeel binnen onze programmatuur. Enkele voorbeelden zijn de aanvragen, projecten en natuurlijk uw eigen medewerkers.
Overal beschikbaar
Alle bestanden,zoals pdf en jpg, zijn direct gekoppeld aan uw aanvraag, project en inkoopfactuur. Zo kunt u altijd bijvoorbeeld de geleverde kleurcodes opzoeken, direct op het werk via je telefoon!
Ketensamenwerking
Deze standaard zorgt voor snelle en foutloze elektronische communicatie in de keten van bouwers en installateurs, voor grote én kleine bedrijven. De standaard zorgt onder andere voor minder ruis in de communicatie, snellere afhandeling van facturen, orders en onderhoudsopdrachten en hogere tevredenheid van opdrachtgevers en klanten.
Efficiënt werken
Voorkomen dat een document vele malen gedupliceerd wordt. Geen kopieën naar elke belanghebbende. Eén document digitaal opgeslagen kan door iedereen geraadpleegd worden. Digitale opslag is in veel gevallen goedkoper dan fysieke opslag.
